Отчетные документы по итогам командировки — это набор бланков и форм, которые предоставляются работником своему работодателю при возвращении из деловой поездки. Эти документы подтверждают расходы работников при выполнении служебных обязанностей, являются основанием для возмещения этих расходов работнику и отнесения их к затратам компании.

При отправлении сотрудника в деловую поездку рабтодатель возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Гостиница, в отличие от частных квартиросдатчиков, по окончании размещения клиента выдает отчетные документы подтверждающие факт пребывания в отеле в определенные дни и его расходы на проживание.

Документы, подтверждающие проживание в гостинице

Если в отеле не применяется контрольно-кассовые аппараты, то размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). Бланк обычно называют ваучером или гостиничным чеком.

Основные требования к формам документов, выдаваемых гостиничными организациями:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, ее адрес, ИНН и оттиск печати организации.
2. Бланк строгой отчетности обязательно должен изготавливаться типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

Бланки, изготовленные и распечатанные на принтере без использования автоматизированных систем, не могут быть приняты работодателем в качестве подтверждающих. Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

ВАЖНО! Во избежание претензий со стороны налоговых органов следует предоставлять в свою организацию документы о проживании в гостинице, которые полностью соответствуют указанным требованиям. 

Если в гостинице применяются контрольно-кассовые расчеты, то в состав командировочной отчетности входит чек контрольно-кассового аппарата, счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

Если счета за гостиничные услуги нет или он утерян

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице производится работодателем на основании запроса в гостиницу для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения соответствующей справки. Такая справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение произведенной оплаты.

Кроме этого для отнесения командировочных расходов на затраты предприятия организация должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, а именно, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

Завтрак в счете гостиницы

Статья 264 НК РФ указывает, что к затратам на размещение командировочных в гостинице относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами. Кроме того, письмом Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъяснено, что при выделении стоимости питания отдельным пунктом в счете гостиницы, у сотрудника возникает доход в натуральной форме. Следовательно компенсация питания не относится к возмещению затрат и облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Поэтому если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, то их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. 

А вот расходы на бронирование номеров для сотрудников часто используются в качестве дополнительной платной услуги. Однако в случае использования некоторых услуг требуется доказательство их экономической целесообразности для возмещения расходов по ним.

Лимиты расходов на гостиницу

Компания работодателя вправе установить лимит командировочных расходов для своего работника. Оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования.

Однако не всегда имеется возможность не превышать лимит, в таком случае при предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

В нашем гостевом доме всегда выдается проверенный пакет документации, подтверждающий расходы на проживание, дополнительное обслуживание, в полном соответствии с требованиями налогового и трудового законодательства.